En anteriores ocasiones ya hemos comentado el problema de la morosidad para las pyme y los emprendedores. Cuando el presupuesto con el que se trabaja es muy ajustado -como suele ser el caso de la mayoría de microempresas- cualquier impago puede poner el jaque la tesorería general. Aunque no es la panacea nimucho menos, el Congreso ha aprobado definitivamente la aplicación del criterio de caja sobre el IVA de las factura impagadas. Es decir, que efectivamente ya no será necesario abonar el IVA hasta que no se haga efectivo el cobro.

Anteriormente, este impuesto se ingresaba en el momento de generar la factura, independientemente del momento de cobro.  A posteriori era posible pedir la devolución de las facturas impagadas, pero sólo una vez transcurrido un tiempo prudencia y tras haber sufrido la pérdida de ese flujo de capital.

La medida en sí es positiva, aunque no aborda el problema de fondo: mejorar las fórmulas para luchar contra los impagos. En el fondo, el IVA no supone más que el 16% del total de una factura. El resto del capital se pierde y para recuperarlo suele ser necesario un largo y en ocasiones costoso proceso que en el peor de los casos puede desembocar en los tribunales. La solución pasaría por implementar medidas que protejan mejor a quien presta el servicio y controlen mejor al pagador.

En este sentido, desde Pymes y Autónomos apuntan que la nueva medida traerá consigo un incremento de las inspecciones por parte de la Agencia Tributaria para tratar de controlar su correcta aplicación. Y es que podría darse el caso de que la empresa que emite la factura no la incluya en su contabilidad mensual o trimestral por estar pendiente de pago, pero quien debería pagarla sí para deducir el gasto pese a no haberla pagado todavía. La nueva normativa no es suficientemente clara en este punto, aunque la lógica incita a pensar que el criterio debe de ser el mismo en ambos casos, de forma que las dos compañías no deberían reflejar la factura hasta que se produzca el pago de la misma.

La mayoría de proyectos emprendedores y pequeñas empresas cuenta con un presupuesto ajustado que no suele dejar demasiado margen a la improvisación. La falta de capital suele ser la constante más repetida en las empresas de nueva creación y sin embargo, siempre conviene revisar las cuentas y la estructura productiva para ver si realmente se está optimizando al máximo la estructura de costes.

Las ventajas de reducir costes son evidentes, empezando porque así se logra un umbral de rentabilidad más bajo. Es decir, será más fácil obtener beneficios o por lo menos no incurrir en pérdidas.  En los nuevos proyectos reducir el gasto es fundamental, porque asegura la supervivencia de la empresa durante más tiempo en caso de que el plan de ventas no funcione como estaba esperado, pero en realidad es algo que cualquier empresa debería revisar periodicamente.

Además de para cerrar los libros de cuentas y hacer balance de la situación económica, el periodo navideño suele ofrecer el tiempo necesario para atender a estos aspectos más estratégicos como la estructura de costes. En este sentido, hay que prestar atención a todas las áreas de negocio, empezando por la propia estructura de la empresa. La primera tarea debe ser la de analizar si el tamaño de la empresa es el correcto o si, por el contrario está sobredimensionada o infradimensionada. Para evaluarlo hay que atender a los gastos de personal indirecto por áreas de gestión y la forma en la que la cuenta de explotación se vería afectada si se reducen los gastos en una u otra área.

Una buena forma de determinar si la estructura de gastos es o no la adecuada consiste en compararla con la competencia. Como no siempre es posible acceder a los números de otras empresas, otra estrategia productiva puede ser diseñar unos presupuestos base desde cero que permitan una mejor distribución de puestos de trabajo e incluso contemplen la subcontratación de algunos servicios.

Otra de las áreas en las que reducir costes es a través de la estructura productiva. Esto implica analizar el rendimiento de las mateas primas, revisar el mercado en busca de nuevos proveedores, estudiar la implantación de nuevas técnicas de producción o la estrategia en lo que a transporte y almacenaje se refiere.

También se puede tratar de optimizar los costes a través de los gastos financieros. En este punto la tesorería es la punta de lanza y en concreto el cash flow. El objetivo es optimizar el activo circulante para tener el máximo efectivo al tiempo que se hace lo propio con el pasivo circulante. En el primer apartado hay que gestionar los excedentes de tesorería para obtener un rendimiento de los mismos y hacer una mejor gestión de los impagos, mientras que el segundo se refiere a las condiciones bancarias o el pago a proveedores.

Es importante revisar la estructura de costes una vez al año para determinar como puede mejorar el rendimiento de la empresa y sus finanzas sin tener que recurrir al departamento de ventas.

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El pasado 26 de octubre la noticia titulada “El Congreso aprueba que las pymes no paguen el IVA de facturas incobradas” de El Faro de Vigo conseguía hacerse con un hueco entre las más populares. Los usuarios de la comunidad no tardaron en preguntar si era cierto y cuáles eran los trámites que había que seguir para beneficiarse de esa reforma. La sorpresa saltó para muchos cuando uno de los comentarios alertaba de que la noticia, lejos de ser novedosa, estaba fechada en abril. Es decir, o muchos autónomos desconocían esta medida o se produjo un efecto ‘votación en masa sin mirar’ que nos habla de las ‘deficiencias’ de los agregadores como sistemas de noticia.

En cualquier caso, este hecho nos sirve de excusa para abordar el tema del IVA en la facturas incobradas por parte de pymes y autónomos. El IVA es uno de los grandes caballos de batalla para cualquier empresa, pero sobre todo para los trabajadores por cuenta propia obligados a presentar una declaración trimestral del IVA. Cada tres meses hay que rendir cuentas a Hacienda sobre el IVA soportado y repercutido. Es decir, el IVA que se cobra por los productos y sevicios que vende una empresa y el que paga por los productos y servicios necesarios para desarrollar su actividad. En principio basta con restar el IVA soportado al repercutido para saber cuánto habrá que pagar a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, en este punto siempre surgían dos problemas: el de los impagados y los pagos diferidos. Y es que la empresa debía hacer frente al pago del IVA incluso antes de saber si finalmente cobraría por esos servicios. Por fortuna, el aumento de la morosidad debido a la crisis ha servido para cambiar la situaciór (por lo menos respecto al primer asunto). En marzo el congreso aprobó la proposición de ley de modificación de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, para permitir a las PYMES y autónomos no tributar por el IVA de las facturas no cobradas.

Sin embargo la medida tiene truco, porque no es que el autónomo deje de pagar ese IVA, sino que en realidad sólo aplaza sus obligaciones hasta el ejercicio 2011.  De esta forma, se exime a las empresas de pagar el IVA y el IRPF que generen las facturas emitidas en los ejercicios del 2009 y el 2010 hasta que el cliente no las haya abonado (y con el año 2011 como horizonte).

En cualquier caso, siempre existe la posibilidad recuperar el IVA repercutido cuando nos encontramos con un impago, aunque se trata de un proceso más costoso y menos sencillo de lo recomendable. Para empezar, hay que haber hecho una reclamación judicial del cobro y dejar pasar un año desde el devengo del impuesto. A partir de ese momento podremos modificar la base imponible del impuesto a la baja emitiendo una factura rectificativa con IVA cero en un plazo de tres meses desde el final del mencionado año. Además, hay que comunicar a la administración esta rectificación y acompañarla de la factura y la copia de la reclamación judicial en el plazo de un mes.

En definitiva, que siempre es mejor prevenir y evitar negocios de riesgo y en caso de encontrarnos con un moroso tener claro como gestionar esa deuda.

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¿Qué es más difícil, vender o cobrar? Hasta hace poco la primera opción era la respuesta más repetida. Sin embargo, la crisis está cambiando la relación entre ambas. Vender sigue siendo complicado, pero cobrar se ha convertido en una misión imposible en muchos casos. Sólo hay que fijarse en el espectacular aumento de la morosidad en 2008 y buena parte de 2009. Por fortuna los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) al respecto muestran una mejoría en cuanto a los efectos de comercio impagados.

La lucha contra la morosidad se puede dividir en dos partes: prevención de impagos y gestión de cobros. La primera, como su propio nombre indica, trata de evitar que los impagados y la segunda, las acciones que debemos llevar a cabo para cobrar.

En lo que a morosidad se refiere, “más vale prevenir que curar“. El mejor remedio contra los morosos es evitarlos. Desde CEIM, la Confederación Empresarial de Madrid, han publicado un decálogo de consejos para ayudar a las empresas a mejorar su gestión de crédito. Es decir, a medir cuál es el crédito máximo que la empresa puede conocer al total de sus clientes para que paguen sus compras a plazo.

Entre las recomendaciones destacan algunas como establecer diferentes límites de riesgo para cada cliente e irlos revisando en función de su historial de pagos. Esto implica un importante trabajo de estudio que toda empresa debe llevar a cabo antes de cerrar una venta. Es importante acudir a los registros de morosos y al registro de empresas para saber con quién se está negociando y cuál es su situación económica. Sólo con estos datos se podrá evaluar correctamente el riesgo de cada operación.

Pese a tomar todas las precauciones, siempre existirá la posibilidad de que algo salga mal y nos encontremos con un moroso. ¿Qué hacer entonces? Reclamar, tan sencillo como complicado. El problema, especialmente para los emprendedores noveles, es la falta de experiencia ante este tipo de situaciones y la situación de embarazo que puede crearnos aunque seamos la parte damnificada.

La primera reacción frente a un impago debe ser la flexilidad y disposición para negociar. Hay que ponerse en contacto con el cliente para conocer los motivos del impago y su intención o no de pago. El plazo para ponerse en contacto con el cliente puede variar, pero no es algo que debamos dejar pasar. Una semana de margen puede resultar más que suficiente para una primera toma de contacto y a partir de ahí los plazos que se consideren oportuno aunque nunca es bueno que el proceso se alargue más de 15 ó 20 días antes de tomar medidas adicionales. Por mucho que hayamos hablado con el cliente siempre es recomendable contar por lo menos con algún documento escrito como un email o una carta.

Si resulta imposible alcanzar un acuerdo o si el moroso ‘nos da largas’ existen dos posibilidades. La primera pasa por por acudir a una empresa especializada en recobros y la segunda por contratar directamente los servicios de un abogado, que quizás se adapta más a las necesidades de una pyme. En cualquier caso, si nos acogemos a la vía judicial hemos de tener en cuenta que se trata de un proceso largo y también costos. Las otras opciones son acudir a un tribunal de arbitraje como el de la Asociación Comunitaria de Arbitraje (ACAM) e incluso solicitar un concurso de acreedores.

En cuanto a los efectos de los morosos sobre las cuentas de la empresa, la Ley 4/2008 de 23 de diciembre prevee que se pueda recuperar el IVA de las facturas impagadas una vez el moroso se acoja a la Ley Concursal.

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