La mayoría de proyectos emprendedores y pequeñas empresas cuenta con un presupuesto ajustado que no suele dejar demasiado margen a la improvisación. La falta de capital suele ser la constante más repetida en las empresas de nueva creación y sin embargo, siempre conviene revisar las cuentas y la estructura productiva para ver si realmente se está optimizando al máximo la estructura de costes.

Las ventajas de reducir costes son evidentes, empezando porque así se logra un umbral de rentabilidad más bajo. Es decir, será más fácil obtener beneficios o por lo menos no incurrir en pérdidas.  En los nuevos proyectos reducir el gasto es fundamental, porque asegura la supervivencia de la empresa durante más tiempo en caso de que el plan de ventas no funcione como estaba esperado, pero en realidad es algo que cualquier empresa debería revisar periodicamente.

Además de para cerrar los libros de cuentas y hacer balance de la situación económica, el periodo navideño suele ofrecer el tiempo necesario para atender a estos aspectos más estratégicos como la estructura de costes. En este sentido, hay que prestar atención a todas las áreas de negocio, empezando por la propia estructura de la empresa. La primera tarea debe ser la de analizar si el tamaño de la empresa es el correcto o si, por el contrario está sobredimensionada o infradimensionada. Para evaluarlo hay que atender a los gastos de personal indirecto por áreas de gestión y la forma en la que la cuenta de explotación se vería afectada si se reducen los gastos en una u otra área.

Una buena forma de determinar si la estructura de gastos es o no la adecuada consiste en compararla con la competencia. Como no siempre es posible acceder a los números de otras empresas, otra estrategia productiva puede ser diseñar unos presupuestos base desde cero que permitan una mejor distribución de puestos de trabajo e incluso contemplen la subcontratación de algunos servicios.

Otra de las áreas en las que reducir costes es a través de la estructura productiva. Esto implica analizar el rendimiento de las mateas primas, revisar el mercado en busca de nuevos proveedores, estudiar la implantación de nuevas técnicas de producción o la estrategia en lo que a transporte y almacenaje se refiere.

También se puede tratar de optimizar los costes a través de los gastos financieros. En este punto la tesorería es la punta de lanza y en concreto el cash flow. El objetivo es optimizar el activo circulante para tener el máximo efectivo al tiempo que se hace lo propio con el pasivo circulante. En el primer apartado hay que gestionar los excedentes de tesorería para obtener un rendimiento de los mismos y hacer una mejor gestión de los impagos, mientras que el segundo se refiere a las condiciones bancarias o el pago a proveedores.

Es importante revisar la estructura de costes una vez al año para determinar como puede mejorar el rendimiento de la empresa y sus finanzas sin tener que recurrir al departamento de ventas.

Imagen – Rainer Ebert

¿Quien no conoce a alquien que considera ‘una máquina de hacer dinero’? No hace falta que se trate de un multimillonario, sino de una persona que es capaz de sacar partido a lo que hay alrededor suyo. Tampoco nos referimos sólo a las ventas, aunque muchas de estas personas suelen tener una especial capacidad comercial, pero pueden tener otras capacidades como detectar nuevos negocios, saber retirarse a tiempo o donde de gentes para hacer los contactos necesarios.

Al margen de sus capacidades, la mayoría de estas personas tienen algo en común: se adentraron en el mundo de los negocios muy pronto y ya entonces eran buenos comerciantes. Seguro que muchos de ellos eran de los primeros en proponer intercambios de cromos, o en apostar canicas, chapas y otros juguetes similares que a determinadas edades son lo más parecido al dinero. Después muchos lo completarían con encargos a familiares, hacer de canguros ocasionales, lavar coches… En definitiva, actividades que de una u otra forma estaban conectadas con el mundo empresarial y que les permitieron ir desarrollando habilidades de negociación, venta y de establecimiento de precios.

Por eso mismo ahora muchas de esas personas son excelentes negociadores o tienen una visión más amplia de lo que significa llevar un negocio. Y es que el emprendimiento también tienen su curva de aprendizaje y, lógicamente, cuanto antes se empiece mejor porque cuando llegue el momento se habrán acumulado más horas de vuelo y será más fácil desenvolverse con soltura.

Además, este tipo de personas también suelen independizarse económicamente antes que el resto, ya que ganan dinero como para ser autosufcientes. En este sentido, su mente también suele operar de forma diferente en términos de gastos e ingresos. En lugar de centrarse en los costes o los gastos que deben afrontar suelen encarar los problemas desde la perspectiva del dinero que deben hacer para poder mantener esa situación de independencia.

La diferencia, por muy nimia que pueda parecer, existe y sobre todo se deja sentir en una actitud más decidida.Dado que no tienen más opción que hacer dinero, invierten, gastan, contratan personal… para poder cumplir con esos objetivos de ingresos y beneficios.

Imagen – quinn.anya