La importancia de las PYME, acrónimo de pequeña y media empresa, para la economía europea está fuera de toda duda, por sí mismas generan el 66% del empleo continental y estos datos pueden extrapolarse a la economía española.

Según datos de el Directorio Central de Empresas (DIRCE), dependiente de la Dirección General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa, en España hay casi tres millones y medio de PYME, si excluimos los sectores de  agricultura y pesca, suponen el 99% del total de la empresas de nuestro país.

En la cultura global de todos oímos hablar de este tipo de empresas a diario. Pero, ¿sabemos exactamente qué es una PYME? Para el Estado se puede considerar PYME, aquella empresa que tenga menos de 250 trabajadores, un volumen de negocios inferior a 50 millones de euros y un balance general inferior a 43 millones.

La mitad del total de las PYMES está compuesto por empresas sin asalariados, aunque la tendencia actual está  en descenso. De este proceso se están beneficiando las pequeñas empresas (de 10 a 49 trabajadores). Este proceso hace que el tipo de PYME se acerque a la media existente en la Unión Europea.

Unido directamente a esto está el tipo de sociedad predominante, que es la persona física, seguido de la sociedad limitada y la sociedad anónima. Aunque ésta última está perdiendo terreno con la sociedad limitada y la comunidad de bienes dadas las mejores condiciones para la constitución de una empresa pequeña. La creación de un nuevo tipo de sociedad, la Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE) a supuesto que muchas de las empresas que se constituían como persona física lo hagan como esta nueva forma, ya que acorta los plazos de creación y permite la separación del patrimonio personal del empresarial.

La mayoría de las PYME ejercen la actividad en el sector de los servicios. Se dedican principalmente a las actividades inmobiliarias, a la hostelería y al comercio al por menor de alimentos y bebidas. Desde hace algo más de diez años (1997) el crecimiento total de empresas se ha incrementado un 40%.

La mayor parte de las PYME de nueva creación se enmarca dentro de las actividades comerciales de restauración, hostelería, salud, enseñanza y servicios sociales. La crisis del ladrillo hace que el sector de la construcción haya reducido el número de empresas creadas en un 11% respecto a 2006.

El 97% de las PYME de España no llega a tener más de dos millones de euros de ingresos, un 2% está en el tramo de dos a diez millones y el uno por ciento restante corresponde a las empresas que tienen unos ingresos superiores a esta cifra.

La mayoría de proyectos emprendedores y pequeñas empresas cuenta con un presupuesto ajustado que no suele dejar demasiado margen a la improvisación. La falta de capital suele ser la constante más repetida en las empresas de nueva creación y sin embargo, siempre conviene revisar las cuentas y la estructura productiva para ver si realmente se está optimizando al máximo la estructura de costes.

Las ventajas de reducir costes son evidentes, empezando porque así se logra un umbral de rentabilidad más bajo. Es decir, será más fácil obtener beneficios o por lo menos no incurrir en pérdidas.  En los nuevos proyectos reducir el gasto es fundamental, porque asegura la supervivencia de la empresa durante más tiempo en caso de que el plan de ventas no funcione como estaba esperado, pero en realidad es algo que cualquier empresa debería revisar periodicamente.

Además de para cerrar los libros de cuentas y hacer balance de la situación económica, el periodo navideño suele ofrecer el tiempo necesario para atender a estos aspectos más estratégicos como la estructura de costes. En este sentido, hay que prestar atención a todas las áreas de negocio, empezando por la propia estructura de la empresa. La primera tarea debe ser la de analizar si el tamaño de la empresa es el correcto o si, por el contrario está sobredimensionada o infradimensionada. Para evaluarlo hay que atender a los gastos de personal indirecto por áreas de gestión y la forma en la que la cuenta de explotación se vería afectada si se reducen los gastos en una u otra área.

Una buena forma de determinar si la estructura de gastos es o no la adecuada consiste en compararla con la competencia. Como no siempre es posible acceder a los números de otras empresas, otra estrategia productiva puede ser diseñar unos presupuestos base desde cero que permitan una mejor distribución de puestos de trabajo e incluso contemplen la subcontratación de algunos servicios.

Otra de las áreas en las que reducir costes es a través de la estructura productiva. Esto implica analizar el rendimiento de las mateas primas, revisar el mercado en busca de nuevos proveedores, estudiar la implantación de nuevas técnicas de producción o la estrategia en lo que a transporte y almacenaje se refiere.

También se puede tratar de optimizar los costes a través de los gastos financieros. En este punto la tesorería es la punta de lanza y en concreto el cash flow. El objetivo es optimizar el activo circulante para tener el máximo efectivo al tiempo que se hace lo propio con el pasivo circulante. En el primer apartado hay que gestionar los excedentes de tesorería para obtener un rendimiento de los mismos y hacer una mejor gestión de los impagos, mientras que el segundo se refiere a las condiciones bancarias o el pago a proveedores.

Es importante revisar la estructura de costes una vez al año para determinar como puede mejorar el rendimiento de la empresa y sus finanzas sin tener que recurrir al departamento de ventas.

Imagen – Rainer Ebert