En un mundo global como el que tenemos, es numerosas ocasiones es necesario tener reuniones, congresos o ferias que no están necesariamente en nuestra ciudad, y en muchas ocasiones si siquiera en nuestro país. Es el momento en el que se hace imprescindible un desplazamiento.

Antes de ver si hay que realizar un viaje es intentar aprovechar todas las ventajas que proporciona la tecnología en lo que a comunicación se refiere. Concretamente las videoconferencias pueden ser una gran ayuda y una solución para muchas de las necesidades que pueden provocar tener que hacer un viaje.

Varios son los aspectos a tratar antes de iniciar estos desplazamientos. ¿Cuántas personas deben ir? ¿Cuántas noches se pasarán fuera? Respecto a esta última pregunta lo que podemos decir es que, en la medida que nos sea posible, tengamos todo el trabajo previo realizado para así estar el menor tiempo fuera.

Respecto a la primera de las preguntas depende mucho del tipo de evento que se tenga, así como las necesidades de la empresa, ya que en muchas ocasiones pueden desplazarse varias personas solo para dar imagen, que sería el caso de una feria.

Pero metiéndonos ya de lleno en temas de ahorro, hay que ver las cosas con sentido común, en cuanto sepamos que hay que ir a algún sitio lo que hay que hacer es la reserva de avión, ya que cuanto antes se haga más barato sale, incluso sería posible hacer una tarjeta de viajero frecuente, que suelen dar puntos y tener bonificaciones con futuros viajes.

En cuanto al alojamiento se refiere, tenemos que tener en cuenta que por encima de todo tiene que primar que sea un sito donde podamos descansar de forma adecuada para poder rendir al día siguiente, lo cual quiere decir que debe ser un hotel alejado de zonas de ocio o lugares donde pueda haber ruido nocturno. En caso de hacer viajes frecuentemente, es posible llegar a distintos acuerdos con las cadenas hoteleras.

Con respecto al transporte en el lugar de la reunión se pueden hacer dos cosas, bien recurrir al taxi, o bien recurrir a un coche de alquiler. Al igual que en los casos anteriores, se puede llegar a un acuerdo con las distintas compañías de alquiler de vehículos para tener precios especiales.

Otra posibilidad que existe es tener una pequeña agencia de viajes en la empresa, a esto se le denomina implant, y ellos se encargan de toda la gestión del viaje. Lo que hay que ver es si sale rentable tener este servicio dentro de la empresa.